Purchase Requisition: Pengertian, Fungsi, dan Contoh dalam Pengelolaan Bisnis
PENGERTIAN PURCHASE REQUISITION ADALAH
Dalam dunia bisnis modern, pengelolaan sumber daya merupakan aspek kunci dalam mencapai keberhasilan dan efisiensi operasional. Salah satu elemen penting dalam manajemen sumber daya adalah pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk menjalankan operasi perusahaan. Purchase requisition (PR), atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai permintaan pembelian, adalah suatu prosedur penting dalam rangkaian proses pengadaan yang harus dipahami dan dikelola dengan baik oleh setiap organisasi. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian, fungsi, dan memberikan beberapa contoh purchase requisition untuk membantu Anda memahami konsep ini secara lebih mendalam.
Pengertian Purchase Requisition
Purchase requisition adalah permintaan formal yang diajukan oleh departemen atau unit kerja dalam suatu organisasi kepada departemen pembelian atau pengadaan untuk membeli barang atau jasa tertentu. Permintaan ini dilakukan berdasarkan kebutuhan operasional atau proyek yang sedang berjalan. Purchase requisition biasanya mencakup informasi seperti deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, alasan pengadaan, anggaran yang dialokasikan, dan informasi kontak pihak yang bertanggung jawab atas permintaan tersebut.
Fungsi Purchase Requisition
Purchase requisition memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya dan pengadaan dalam sebuah organisasi. Fungsi utamanya meliputi:
Pengendalian Pengeluaran: Purchase requisition membantu dalam mengendalikan pengeluaran perusahaan. Dengan adanya proses permintaan pembelian yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pembelian dilakukan sesuai dengan anggaran dan peraturan yang berlaku.
Transparansi: PR membantu menciptakan transparansi dalam proses pengadaan. Setiap permintaan memiliki rekam jejak yang jelas, memungkinkan manajemen untuk memeriksa dan mengaudit pengeluaran dengan lebih mudah.
Konsolidasi Pembelian: Dengan mengumpulkan permintaan pembelian dari berbagai departemen, organisasi dapat mengkonsolidasikan pembelian untuk memanfaatkan potensi diskon dari pemasok atau meminimalkan biaya pengiriman.
Pengambilan Keputusan: Informasi yang terkandung dalam PR membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik terkait dengan pembelian. Mereka dapat menganalisis jenis barang atau jasa yang sering diminta, biaya yang terlibat, dan manfaatnya.
Audit dan Kepatuhan: PR juga penting dalam menjaga kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan. Dengan menerapkan proses pengajuan PR yang ketat, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pembelian sesuai dengan aturan yang berlaku.
Contoh Purchase Requisition
Berikut beberapa contoh purchase requisition untuk memberikan gambaran lebih lanjut:
Permintaan Pembelian Kantor: Departemen administrasi perusahaan memerlukan pembelian peralatan kantor seperti komputer, printer, dan perangkat lunak. Mereka mengajukan PR dengan daftar barang yang dibutuhkan beserta spesifikasinya, jumlahnya, serta alasan mengapa peralatan tersebut diperlukan.
Permintaan Pembelian Bahan Baku: Departemen produksi dalam sebuah pabrik mungkin memerlukan pembelian bahan baku seperti logam, plastik, atau bahan kimia untuk proses produksi. Mereka harus mengajukan PR yang mencantumkan jenis bahan, jumlah yang diperlukan, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Permintaan Jasa Konsultan: Ketika perusahaan membutuhkan bantuan dari konsultan eksternal untuk proyek tertentu, departemen yang bersangkutan akan mengajukan PR yang berisi rincian tentang jenis layanan yang dibutuhkan, lama waktu kontrak, dan perkiraan biaya.
Permintaan Peralatan Teknologi: Departemen IT dapat mengajukan PR untuk pembelian peralatan teknologi seperti server, switch jaringan, atau perangkat lunak lisensi. PR harus mencakup deskripsi teknis peralatan, jumlah, dan biaya yang terkait.
Permintaan Layanan Pemeliharaan: Jika perusahaan ingin merawat atau memperbaiki peralatan yang sudah ada, seperti mesin produksi atau kendaraan, mereka akan mengajukan PR yang mencantumkan jenis pemeliharaan yang dibutuhkan, perkiraan biaya, dan alasan perawatan tersebut penting.
Permintaan Pelatihan Karyawan: Departemen sumber daya manusia (SDM) mungkin ingin mengadakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Mereka mengajukan PR yang berisi rincian tentang pelatihan, jumlah peserta yang diharapkan, lokasi, dan biaya yang diperlukan.
Permintaan Pembaruan Perangkat Lunak: Ketika perusahaan ingin memperbarui perangkat lunak yang digunakan oleh departemen tertentu, seperti sistem akuntansi atau manajemen proyek, mereka akan mengajukan PR yang mencakup jenis perangkat lunak, lisensi yang diperlukan, dan biaya perbaruan.
Proses Purchase Requisition
Proses purchase requisition dapat bervariasi antara organisasi, tetapi langkah-langkah umumnya meliputi:
Pengajuan Permintaan: Departemen atau unit kerja yang memerlukan barang atau jasa mengajukan PR kepada departemen pembelian atau pengadaan.
Evaluasi Permintaan: Departemen pembelian mengevaluasi PR untuk memastikan kelengkapan informasi, ketersediaan anggaran, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Persetujuan: PR biasanya harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum pembelian dapat dilakukan. Ini bisa melibatkan manajer departemen yang memerlukan barang atau jasa, manajer keuangan, atau pemegang keputusan lainnya.
Pengadaan: Setelah PR disetujui, departemen pembelian atau pengadaan akan memulai proses pengadaan dengan mencari pemasok yang sesuai, melakukan negosiasi harga, dan menyelesaikan pembelian.
Penerimaan Barang atau Jasa: Setelah barang atau jasa diterima, penerima akan memeriksa apakah pesanan sesuai dengan PR dan dalam kondisi yang baik sebelum mengeluarkan tanda terima.
Pelaporan dan Rekam Jejak: Seluruh proses pembelian, mulai dari PR hingga penerimaan barang atau jasa, harus direkam dan dilaporkan secara akurat. Ini penting untuk audit dan pemantauan pengeluaran.
Purchase requisition merupakan elemen penting dalam manajemen pengadaan dan pengelolaan sumber daya dalam bisnis. Dengan pengertian, fungsi, dan contoh yang telah dijelaskan di atas, diharapkan Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana PR berperan dalam mengendalikan pengeluaran, menciptakan transparansi, dan mendukung pengambilan keputusan yang efisien dalam sebuah organisasi. Proses PR yang baik dapat membantu perusahaan mengelola sumber daya dengan lebih efektif dan menghindari pemborosan yang tidak perlu.
Terima kasih,
Tim RAJARAK.CO.ID & RAJARAKMINIMARKET.COM
Posting Komentar