PURCHASING ADALAH
PURCHASING adalah proses atau kegiatan memperoleh barang atau jasa dari pihak lain dengan cara membeli atau mengadakan transaksi. Dalam konteks bisnis, purchasing merupakan salah satu fungsi penting dalam manajemen rantai pasokan (supply chain management). Tujuan dari fungsi purchasing adalah untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan harga dan kualitas yang optimal.
Aktivitas dalam proses purchasing meliputi identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok atau vendor potensial, negosiasi harga dan syarat-syarat pembelian, pembuatan pesanan, pengaturan pengiriman, penerimaan barang atau jasa, dan proses pembayaran. Purchasing biasanya melibatkan departemen atau tim yang bertanggung jawab untuk mengelola pembelian, memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan, dan mencapai efisiensi serta efektivitas dalam pengadaan.
Dalam beberapa organisasi, purchasing juga dapat mencakup evaluasi kinerja pemasok, pemantauan inventaris, dan pemilihan alternatif pemasok untuk memperoleh harga yang lebih baik atau memenuhi persyaratan khusus. Dengan melakukan purchasing yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran, menjaga kualitas produk atau layanan, dan membangun hubungan yang baik dengan pemasoknya.
PURCHASING MANAGEMENT ADALAH
Purchasing Management adalah proses pengelolaan strategis yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan aktivitas pembelian dalam suatu perusahaan. Purchasing Management bertujuan untuk mencapai pengadaan barang atau jasa yang optimal dengan mempertimbangkan faktor biaya, kualitas, waktu, risiko, dan kebutuhan perusahaan.
Purchasing Management melibatkan berbagai aspek, termasuk:
Perencanaan Pembelian: Menganalisis kebutuhan perusahaan, mengembangkan strategi pembelian, dan merencanakan kegiatan pembelian yang tepat untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Pemilihan Pemasok: Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, serta mengelola hubungan dengan pemasok yang andal.
Negosiasi Kontrak: Melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mencapai kesepakatan harga, syarat pembelian, dan kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan.
Pengelolaan Risiko: Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa, seperti risiko pasokan, fluktuasi harga, perubahan kebijakan pemerintah, dan perubahan kondisi pasar.
Pengelolaan Kinerja Pemasok: Memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk penilaian terhadap kualitas produk/jasa, waktu pengiriman, responsifitas, dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak.
Pengembangan Kebijakan dan Prosedur: Menetapkan kebijakan dan prosedur pembelian yang efektif, termasuk proses pengadaan, penilaian pemasok, evaluasi risiko, dan pengaturan kontrak.
Inovasi dan Peningkatan Efisiensi: Mencari dan menerapkan inovasi dalam proses pembelian, mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan nilai bagi perusahaan.
Integrasi dengan Rantai Pasokan: Berkolaborasi dengan departemen terkait, seperti Logistik dan Produksi, untuk memastikan koordinasi dan integrasi yang baik dalam rantai pasokan.
Purchasing Management bertujuan untuk mencapai pengadaan yang efisien, efektif, dan terkoordinasi, dengan memaksimalkan nilai bagi perusahaan. Ini melibatkan pengambilan keputusan strategis, manajemen risiko, dan pembangunan hubungan yang kuat dengan pemasok. Melalui Purchasing Management yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan memperkuat posisi kompetitifnya.
PURCHASING DEPARTMENT ADALAH
"Purchasing Department" (Departemen Pembelian) adalah divisi atau unit dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas semua aktivitas terkait dengan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Departemen Pembelian memiliki peran penting dalam memastikan ketersediaan dan pengadaan yang efisien dari perspektif biaya, kualitas, dan waktu.
Tugas dan fungsi Departemen Pembelian meliputi:
Identifikasi Kebutuhan: Berkomunikasi dengan departemen atau unit lain dalam perusahaan untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional perusahaan.
Pencarian Pemasok: Melakukan pencarian dan penilaian pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Ini melibatkan penelitian, evaluasi, dan seleksi pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa yang sesuai dengan standar dan persyaratan perusahaan.
Negosiasi dan Penawaran: Berhandel dan bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang kompetitif, syarat pembelian yang menguntungkan, serta mengevaluasi dan membandingkan penawaran dari pemasok yang berbeda.
Pembuatan Pesanan: Membuat pesanan pembelian yang mencakup rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, persyaratan pengiriman, dan persyaratan lainnya sesuai dengan kesepakatan dengan pemasok.
Pengelolaan Hubungan dengan Pemasok: Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok yang terlibat dalam pembelian perusahaan. Hal ini meliputi komunikasi yang efektif, penyelesaian masalah, evaluasi kinerja pemasok, dan negosiasi kontrak jangka panjang.
Pengaturan Pengiriman: Mengoordinasikan dan mengawasi pengiriman barang atau jasa yang dipesan. Memastikan pengiriman tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam pesanan pembelian.
Pemantauan dan Pelaporan: Memantau status pengiriman, memeriksa kualitas barang atau jasa yang diterima, serta melaporkan dan mengelola masalah atau ketidaksesuaian yang mungkin timbul. Menyusun laporan pembelian, menganalisis data, dan memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan manajemen.
Administrasi Pembelian: Melakukan tugas administratif terkait dengan pembelian, seperti pemeliharaan catatan pembelian, pengelolaan dokumen pembelian, pemrosesan pembayaran kepada pemasok, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pembelian perusahaan.
Departemen Pembelian berkolaborasi dengan departemen lain seperti Keuangan, Operasional, dan Manajemen Rantai Pasokan untuk memastikan keselarasan dan koordinasi dalam proses pengadaan dan pembelian. Tujuan utama Departemen Pembelian adalah untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan dengan biaya yang optimal, kualitas yang baik, dan waktu yang tepat.
TUGAS / JOBDESK BAGIAN PURCHASING ADALAH
Tugas / jobdesk bagian Purchasing (pembelian) umumnya meliputi berbagai kegiatan yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa untuk perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas yang biasanya dilakukan oleh bagian Purchasing:
Identifikasi Kebutuhan: Menganalisis kebutuhan perusahaan terkait barang atau jasa yang akan dibeli. Ini melibatkan berkomunikasi dengan departemen atau unit lain dalam perusahaan untuk memahami kebutuhan mereka.
Pencarian Pemasok: Mencari dan mengidentifikasi pemasok atau vendor potensial yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Ini melibatkan penelitian, evaluasi, dan pemilihan pemasok yang dapat memberikan barang atau jasa yang dibutuhkan.
Negosiasi Harga dan Syarat Pembelian: Berkomunikasi dan bernegosiasi dengan pemasok untuk mencapai harga dan syarat pembelian yang optimal. Tujuannya adalah untuk memperoleh harga yang kompetitif dan mengamankan persyaratan pembelian yang menguntungkan bagi perusahaan.
Pembuatan Pesanan: Membuat pesanan resmi kepada pemasok yang dipilih berdasarkan kesepakatan harga dan syarat-syarat pembelian. Pesanan ini berisi rincian spesifik tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, waktu pengiriman, dan persyaratan lainnya.
Pengaturan Pengiriman: Mengoordinasikan dan memastikan pengiriman barang atau jasa sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Ini melibatkan pemantauan pengiriman, komunikasi dengan pemasok, dan penyelesaian masalah yang mungkin timbul selama proses pengiriman.
Penerimaan Barang atau Jasa: Memeriksa dan memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan yang ditempatkan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Jika ada ketidaksesuaian, tugas purchasing adalah menangani klaim dan memastikan resolusi yang tepat dengan pemasok.
Administrasi Pembelian: Melakukan tugas administratif terkait pembelian, seperti pemeliharaan catatan pembelian, pembuatan laporan pembelian, pengelolaan dokumen, dan pemrosesan pembayaran kepada pemasok.
Evaluasi Kinerja Pemasok: Memantau kinerja pemasok yang terlibat dalam pembelian. Hal ini meliputi penilaian kualitas, ketepatan waktu pengiriman, responsifitas, dan faktor-faktor lain yang relevan. Evaluasi ini membantu dalam pengambilan keputusan tentang pemasok yang akan dipertahankan atau mungkin diganti.
Pemantauan Pasar: Memantau tren dan perubahan di pasar terkait dengan barang atau jasa yang dibeli. Ini membantu bagian Purchasing untuk tetap up-to-date dengan perkembangan pasar dan mengambil tindakan yang sesuai untuk memastikan pengadaan yang efisien dan efektif.
Manajemen Inventaris: Memantau dan mengelola inventaris barang yang dibeli. Ini melibatkan pengendalian stok, perencanaan kebutuhan, dan koordinasi dengan departemen terkait untuk memastikan ketersediaan barangsecara optimal tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan yang signifikan.
Tugas-tugas tersebut dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan. Bagian Purchasing juga sering berinteraksi dengan departemen lain seperti Departemen Keuangan, Operasi, dan Manajemen Rantai Pasokan untuk memastikan keberlanjutan dan efisiensi proses pembelian.
FUNGSI DIVISI PURCHASING DALAM PERUSAHAAN
Divisi Purchasing dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang berkontribusi pada kelancaran operasional dan keberhasilan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi umum dari Divisi Purchasing:
Pengadaan Barang dan Jasa: Fungsi utama dari Divisi Purchasing adalah mengidentifikasi, mencari, dan mengamankan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Hal ini melibatkan melakukan pencarian pemasok potensial, negosiasi harga dan syarat pembelian, serta pembuatan pesanan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Pemilihan Pemasok: Divisi Purchasing bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi dan pemilihan pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, menawarkan harga yang kompetitif, dan memiliki reputasi yang baik. Pemilihan pemasok yang tepat sangat penting untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang berkualitas bagi perusahaan.
Pengendalian Biaya: Divisi Purchasing berperan dalam mengelola pengeluaran perusahaan melalui negosiasi harga yang optimal dengan pemasok, identifikasi alternatif pemasok yang lebih ekonomis, dan pemantauan harga pasar. Dengan melakukan pengendalian biaya yang efektif, Divisi Purchasing dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional dan meningkatkan keuntungan.
Manajemen Rantai Pasokan: Divisi Purchasing berperan dalam memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan dalam rantai pasokan perusahaan. Ini melibatkan pemantauan dan koordinasi dengan pemasok, mengatur pengiriman yang tepat waktu, serta mengelola risiko dan gangguan yang mungkin terjadi dalam rantai pasokan.
Pemeliharaan Hubungan dengan Pemasok: Divisi Purchasing berinteraksi secara teratur dengan pemasok dan bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan mereka. Hal ini melibatkan komunikasi yang efektif, penyelesaian masalah yang cepat, serta evaluasi kinerja pemasok untuk memastikan bahwa hubungan yang saling menguntungkan terjaga.
Keberlanjutan dan Etika Pembelian: Divisi Purchasing memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa pembelian perusahaan dilakukan dengan memperhatikan faktor-faktor keberlanjutan dan etika. Ini meliputi memilih pemasok yang mematuhi standar lingkungan, sosial, dan etika, serta memastikan praktik pembelian yang adil dan transparan.
Pemantauan dan Pelaporan: Divisi Purchasing bertanggung jawab untuk memantau kinerja pembelian, melacak pengeluaran, dan menyusun laporan terkait aktivitas pembelian. Informasi ini digunakan untuk analisis, pengambilan keputusan, serta pemantauan dan evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi proses pembelian.
Fungsi-fungsi tersebut membantu Divisi Purchasing memainkan peran kunci dalam memastikan ketersediaan dan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan cara yang efisien,ekonomis, dan berkualitas. Divisi Purchasing juga berkontribusi pada pengelolaan risiko, pengendalian biaya, dan peningkatan efisiensi operasional secara keseluruhan.
PURCHASING MANAGER ADALAH
"Purchasing Manager" adalah seorang profesional yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan keseluruhan fungsi Purchasing dalam sebuah perusahaan. Mereka memiliki peran strategis dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur pembelian, menjalin hubungan dengan pemasok, mengelola tim Purchasing, serta mengawasi aktivitas pembelian agar sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab seorang Purchasing Manager meliputi:
Perencanaan dan Strategi Pembelian: Mengembangkan strategi pembelian dan perencanaan yang efektif untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan mengidentifikasi pemasok potensial, melakukan analisis risiko, dan mengoptimalkan keuntungan dari segi biaya, kualitas, dan layanan.
Pemilihan dan Evaluasi Pemasok: Bertanggung jawab untuk pemilihan pemasok yang tepat, melakukan penilaian dan evaluasi terhadap kinerja pemasok, serta mengelola hubungan kerjasama jangka panjang dengan pemasok yang diandalkan.
Negosiasi Kontrak dan Harga: Melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga, syarat pembelian, dan kontrak yang menguntungkan bagi perusahaan.
Pengawasan Tim Purchasing: Mengelola, mengarahkan, dan mengawasi tim Purchasing, termasuk memberikan arahan, pelatihan, dan bimbingan kepada anggota tim untuk memastikan efisiensi dan keberhasilan tugas-tugas pembelian.
Manajemen Risiko dan Pemantauan Pasar: Mengidentifikasi risiko yang terkait dengan pembelian dan mengembangkan strategi mitigasi yang sesuai. Selain itu, memantau tren pasar dan perubahan dalam industri terkait agar dapat menyesuaikan strategi pembelian perusahaan.
Pengembangan Kebijakan dan Prosedur Pembelian: Menetapkan kebijakan dan prosedur pembelian yang efisien dan sesuai dengan standar perusahaan. Memastikan kepatuhan tim Purchasing terhadap kebijakan dan prosedur tersebut.
Pengelolaan Konflik dan Penyelesaian Klaim: Mengatasi konflik yang mungkin terjadi dengan pemasok, menyelesaikan klaim dan perselisihan terkait pembelian, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Analisis dan Pelaporan: Menganalisis data pembelian, memantau kinerja pembelian, dan menyusun laporan yang relevan untuk manajemen perusahaan. Memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan strategis terkait pembelian.
Purchasing Manager memiliki peran kunci dalam memastikan pengadaan barang atau jasa yang optimal, efisien, dan berkualitas tinggi untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Mereka bekerja sama dengan departemen lain, seperti Keuangan, Operasi, dan Manajemen Rantai Pasokan, untuk mencapai tujuan perusahaan dalam hal pengadaan dan pembelian.
PURCHASING STAFF, ADMIN, DAN OFFICER
"Purchasing Staff" adalah anggota tim atau staf yang bekerja di bagian Purchasing dalam sebuah perusahaan. Tugas mereka meliputi pelaksanaan tugas operasional sehari-hari dalam proses pembelian, seperti melakukan negosiasi harga dengan pemasok, memproses pesanan pembelian, mengelola hubungan dengan pemasok, memantau pengiriman barang, dan melakukan tugas administratif terkait pembelian.
"Purchasing Admin" atau "Purchasing Administrator" adalah seseorang yang bertanggung jawab atas administrasi dan dukungan operasional dalam fungsi Purchasing. Tugas mereka termasuk pemeliharaan catatan pembelian, penyusunan laporan pembelian, pengelolaan dokumen pembelian, koordinasi komunikasi internal dan eksternal terkait pembelian, serta pemrosesan pembayaran kepada pemasok. Mereka juga dapat membantu dalam pemantauan stok barang dan pemantauan kinerja pemasok.
"Purchasing Officer" adalah seorang pekerja yang memiliki tanggung jawab yang lebih tinggi dan lebih luas dalam divisi Purchasing. Mereka biasanya memiliki peran manajerial atau supervisi dalam mengawasi aktivitas pembelian dan mengelola tim Purchasing. Tugas mereka meliputi perencanaan dan strategi pengadaan, negosiasi kontrak dengan pemasok utama, pengambilan keputusan strategis dalam hal pengadaan barang dan jasa, manajemen risiko, serta pemantauan kinerja departemen Purchasing secara keseluruhan. Purchasing Officer juga dapat memiliki tanggung jawab dalam pengembangan kebijakan dan prosedur pembelian yang lebih luas di perusahaan.
Perlu dicatat bahwa peran dan tanggung jawab seseorang dalam divisi Purchasing dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan struktur organisasinya. Nama jabatan dan peran yang digunakan juga dapat berbeda di setiap perusahaan, namun pada umumnya, Purchasing Staff, Admin, dan Officer memiliki peran yang terkait dengan aktivitas pembelian dalam perusahaan.
PURCHASE ORDER ADALAH
"Purchase Order" (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk menunjukkan niat pembelian barang atau jasa. PO berisi rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang dipesan, harga per unit, total harga, syarat pembayaran, dan instruksi pengiriman.
Purchase Order berfungsi sebagai instruksi tertulis yang resmi kepada pemasok untuk mengirimkan barang atau jasa yang diminta. Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa ada catatan tertulis tentang persetujuan pembelian dan syarat-syarat pembelian yang disepakati.
Dalam Purchase Order, biasanya terdapat informasi berikut:
Nomor PO: Nomor identifikasi unik untuk setiap Purchase Order, digunakan untuk pelacakan dan referensi.
Rincian Perusahaan: Nama perusahaan pembeli, alamat, dan informasi kontak.
Rincian Pemasok: Nama perusahaan pemasok, alamat, dan informasi kontak.
Deskripsi Barang atau Jasa: Penjelasan detail tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk spesifikasi teknis jika diperlukan.
Jumlah: Jumlah unit barang atau jasa yang dipesan.
Harga: Harga per unit barang atau jasa yang dibeli, serta total harga keseluruhan.
Instruksi Pengiriman: Instruksi tentang tempat pengiriman, metode pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Syarat Pembayaran: Persyaratan pembayaran, seperti metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan informasi akun pembayaran.
Persyaratan Kualitas: Jika ada persyaratan khusus terkait kualitas barang atau jasa yang dibeli, hal ini dapat dijelaskan dalam Purchase Order.
Persyaratan Tambahan: Instruksi khusus atau persyaratan lainnya yang perlu dikomunikasikan kepada pemasok.
Purchase Order biasanya ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan, seperti manajer pembelian atau manajer yang bertanggung jawab atas pembelian. Setelah dikeluarkan, PO dapat digunakan sebagai dasar untuk melacak dan memverifikasi pengiriman, memproses pembayaran, serta sebagai bukti dalam penyelesaian klaim atau perselisihan dengan pemasok.
PURCHASE INVOICE ADALAH
Purchase Invoice (Faktur Pembelian) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Faktur Pembelian berisi rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang dibeli, harga per unit, total harga, syarat pembayaran, dan informasi lain terkait transaksi pembelian.
Purchase Invoice biasanya mencakup informasi berikut:
Nomor Faktur: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi faktur pembelian secara individual. Nomor ini juga dapat digunakan sebagai referensi dalam proses pembayaran dan pelacakan.
Rincian Pemasok: Nama perusahaan pemasok, alamat, dan informasi kontak.
Rincian Perusahaan Pembeli: Nama perusahaan pembeli, alamat, dan informasi kontak.
Tanggal Faktur: Tanggal di mana faktur pembelian dikeluarkan oleh pemasok.
Deskripsi Barang atau Jasa: Penjelasan detail tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk spesifikasi atau deskripsi yang sesuai.
Jumlah: Jumlah unit barang atau jasa yang dibeli.
Harga: Harga per unit barang atau jasa yang dibeli, serta total harga keseluruhan.
Pajak dan Biaya Tambahan: Jika ada pajak atau biaya tambahan yang terkait dengan transaksi pembelian, hal ini akan dicantumkan dalam faktur.
Syarat Pembayaran: Persyaratan pembayaran yang ditetapkan oleh pemasok, seperti metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan informasi akun pembayaran.
Informasi Identifikasi: Informasi tambahan seperti nama kontak, nomor pesanan pembelian (jika ada), dan informasi identifikasi lainnya yang diperlukan untuk menghubungkan faktur dengan transaksi yang relevan.
Purchase Invoice digunakan sebagai dasar untuk melacak dan memverifikasi pembelian, serta untuk melakukan pembayaran kepada pemasok. Perusahaan harus memeriksa faktur pembelian dengan seksama untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan pembelian yang ada sebelum memproses pembayaran. Faktur pembelian juga dapat digunakan sebagai catatan pembelian dalam proses akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan.
Terima kasih,
Tim RAJARAK.CO.ID & RAJARAKMINIMARKET.COM
Posting Komentar