STOCK OPNAME : PENGERTIAN, FUNGSI, TUJUAN, PROSES, CARA, KAPAN, CONTOH

PENGERTIAN STOCK OPNAME ADALAH

Stock opname adalah proses penghitungan dan pencatatan secara sistematis terhadap seluruh persediaan atau stok barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau entitas bisnis pada suatu waktu tertentu. Tujuan dari stock opname adalah untuk memverifikasi keakuratan data persediaan, menentukan jumlah persediaan yang sebenarnya, dan memastikan kesesuaian antara catatan persediaan yang tercatat dengan jumlah barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan.

Proses stock opname melibatkan penghitungan fisik atau pengukuran langsung terhadap setiap jenis barang yang ada, termasuk jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisiknya. Hasil dari stock opname akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan yang ada dalam sistem akuntansi perusahaan.

Stock opname biasanya dilakukan secara periodik, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Selain itu, stock opname juga dapat dilakukan dalam situasi tertentu, misalnya sebelum atau sesudah audit, saat perubahan manajemen, atau dalam rangka mengatasi kejadian yang tidak terduga, seperti kecurangan atau pencurian.

Dengan melakukan stock opname secara teratur, perusahaan dapat memastikan akurasi data persediaan, mengidentifikasi ketidaksesuaian antara catatan dan kenyataan fisik, serta mencegah kehilangan atau kekurangan barang yang dapat berdampak negatif pada operasional perusahaan.

FUNGSI DAN TUJUAN STOCK OPNAME

Fungsi dan tujuan stock opname adalah sebagai berikut:

1. Memverifikasi keakuratan persediaan: Salah satu fungsi utama stock opname adalah untuk memverifikasi keakuratan data persediaan yang tercatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Dengan melakukan penghitungan fisik dan perbandingan dengan catatan persediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi kesalahan pencatatan, kesalahan penghitungan, atau penyimpangan lainnya yang dapat mempengaruhi akurasi data persediaan.

2. Menentukan jumlah persediaan yang sebenarnya: Stock opname bertujuan untuk mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya ada di gudang atau tempat penyimpanan. Dengan melakukan penghitungan fisik, perusahaan dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia secara aktual dan memastikan kesesuaian dengan catatan persediaan yang tercatat.

3. Mendeteksi kehilangan atau kekurangan barang: Stock opname dapat membantu dalam mendeteksi adanya kehilangan atau kekurangan barang yang mungkin terjadi akibat pencurian, kerusakan, atau kesalahan lainnya. Dengan membandingkan hasil stock opname dengan catatan persediaan yang ada, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan yang mencurigakan dan mengambil tindakan yang diperlukan.

4. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur: Stock opname juga berfungsi untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan melakukan penghitungan fisik, perusahaan dapat memeriksa apakah barang-barang disimpan sesuai dengan standar yang ditetapkan, apakah prosedur pengambilan dan pengembalian barang telah diikuti dengan benar, dan apakah ada ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki.

5. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan: Hasil dari stock opname memberikan informasi yang berharga untuk pengambilan keputusan terkait persediaan. Data yang akurat dan terkini tentang jumlah persediaan dapat membantu perusahaan dalam merencanakan pembelian, mengoptimalkan tingkat persediaan, mengidentifikasi tren permintaan, dan melakukan penyesuaian strategi bisnis.

Secara keseluruhan, stock opname merupakan proses yang penting dalam pengelolaan persediaan perusahaan, karena membantu memastikan keakuratan data persediaan, mendeteksi ketidaksesuaian, dan memberikan dasar informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat mengenai persediaan.

TAHAPAN PROSES STOCK OPNAME

Tahapan proses stock opname umumnya meliputi langkah-langkah berikut:

1. Perencanaan: Tahap perencanaan melibatkan penetapan jadwal stock opname, penentuan tim yang akan melakukan stock opname, serta penyiapan peralatan dan instrumen yang diperlukan, seperti barcode scanner, lembar hitung, dan tag identifikasi barang.

2. Persiapan: Sebelum memulai stock opname, persiapan yang cermat perlu dilakukan. Ini meliputi pembersihan dan penataan gudang atau tempat penyimpanan untuk memastikan akses yang mudah dan efisiensi dalam penghitungan fisik. Juga, persiapan mencakup pemastian tersedianya alat dan bahan yang diperlukan, seperti tag identifikasi barang, kertas atau perangkat untuk mencatat hasil, dan peralatan pengukur atau timbangan jika diperlukan.

3. Penghitungan fisik: Tahap ini melibatkan penghitungan fisik langsung terhadap setiap jenis barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan. Tim stock opname melakukan penghitungan dengan cermat, mencatat jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisik setiap barang. Jika memungkinkan, penggunaan teknologi seperti barcode scanner dapat mempercepat proses penghitungan.

4. Pencatatan hasil: Setelah penghitungan fisik selesai, hasilnya dicatat dengan teliti. Data persediaan yang tercatat dalam sistem akuntansi perusahaan dibandingkan dengan jumlah persediaan yang dihitung secara fisik. Ketidaksesuaian antara catatan dan kenyataan fisik dicatat sebagai selisih.

5. Analisis dan penyesuaian: Tahap ini melibatkan analisis selisih atau ketidaksesuaian yang tercatat antara catatan dan kenyataan fisik persediaan. Tim stock opname melakukan investigasi terhadap penyebab selisih, seperti kesalahan pencatatan, kerusakan barang, atau kecurangan. Selanjutnya, langkah-langkah penyesuaian perlu diambil, seperti memperbarui catatan persediaan, menyesuaikan jumlah stok, atau melakukan tindakan korektif terhadap masalah yang ditemukan.

6. Pelaporan: Hasil stock opname dan informasi mengenai selisih atau ketidaksesuaian perlu dilaporkan kepada pihak terkait, seperti manajemen perusahaan atau departemen terkait. Laporan ini akan menjadi dasar untuk pengambilan keputusan selanjutnya, seperti perbaikan proses, perencanaan pembelian, atau langkah-langkah pengendalian persediaan.

7. Pemantauan dan tindak lanjut: Setelah stock opname selesai, penting untuk melakukan pemantauan terhadap perbaikan atau tindak lanjut yang dilakukan sebagai hasil dari proses tersebut. Upaya pemantauan dan evaluasi terus menerus diperlukan untuk memastikan keberlanjutan akurasi persediaan dan menghindari terjadinya ketidaksesuaian di masa mendatang.

Setiap perusahaan dapat memiliki variasi atau penyesuaian pada tahapan stock opname berdasarkan kebutuhan dan karakteristik bisnisnya. Penting untuk menyesuaikan proses dengan kebijakan dan praktik yang berlaku di perusahaan tersebut.

CARA MENGHITUNG STOCK OPNAME 

Berikut adalah cara umum untuk menghitung stock opname:

1. Persiapan:

   • Siapkan alat dan bahan yang diperlukan, seperti barcode scanner, lembar hitung, tag identifikasi barang, kertas atau perangkat untuk mencatat hasil, dan peralatan pengukur atau timbangan jika diperlukan.
   • Pastikan gudang atau tempat penyimpanan dalam kondisi yang bersih dan tertata agar memudahkan penghitungan.

2. Penghitungan fisik:

   • Mulailah dari satu area atau jenis barang tertentu. Ambil barang satu per satu dan catat jumlah unitnya.
   • Gunakan alat bantu seperti barcode scanner untuk mempercepat penghitungan jika memungkinkan.
   • Periksa dan catat kondisi fisik barang, seperti rusak atau cacat.
   • Lanjutkan proses penghitungan hingga semua area atau jenis barang selesai.

3. Pencatatan hasil:

   • Catat dengan teliti jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisik setiap barang yang dihitung.
   • Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan catatan persediaan yang tercatat dalam sistem akuntansi perusahaan.
   • Catat selisih atau ketidaksesuaian antara catatan dan kenyataan fisik persediaan.

4. Analisis dan penyesuaian:

   • Analisis penyebab selisih atau ketidaksesuaian yang tercatat. Identifikasi apakah terdapat kesalahan pencatatan, kerusakan barang, atau kecurangan.
   • Ambil langkah-langkah penyesuaian yang diperlukan, seperti memperbarui catatan persediaan, menyesuaikan jumlah stok, atau melakukan tindakan korektif terhadap masalah yang ditemukan.

5. Pelaporan:

   • Laporkan hasil stock opname dan informasi mengenai selisih atau ketidaksesuaian kepada pihak terkait, seperti manajemen perusahaan atau departemen terkait.
   • Sertakan analisis penyebab selisih dan tindakan penyesuaian yang telah dilakukan.

Setiap perusahaan dapat memiliki metode atau sistem yang lebih spesifik dalam menghitung stock opname, tergantung pada kebutuhan dan praktik yang berlaku. Penting untuk mengikuti kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan memastikan keakuratan dan ketelitian dalam penghitungan serta pencatatan hasil.

KAPAN STOCK OPNAME DILAKUKAN?

Stock opname dapat dilakukan dalam berbagai waktu tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa momen umum di mana stock opname sering dilakukan:

1. Akhir tahun fiskal: Stock opname biasanya dilakukan pada akhir tahun fiskal perusahaan untuk menentukan jumlah persediaan yang ada sebelum memasuki tahun fiskal baru. Ini membantu dalam mengevaluasi kinerja keuangan, melakukan penyesuaian akuntansi, dan memastikan data persediaan yang akurat untuk laporan keuangan tahunan.

2. Periode akuntansi tertentu: Stock opname juga dapat dilakukan pada akhir setiap periode akuntansi, seperti bulanan, triwulanan, atau semesteran. Ini membantu dalam memperbarui catatan persediaan, mengidentifikasi selisih atau penyimpangan yang terjadi selama periode tersebut, dan memastikan akurasi data persediaan dalam sistem akuntansi.

3. Sebelum atau setelah audit: Stock opname dapat dilakukan sebelum atau sesudah proses audit internal atau eksternal. Ini membantu dalam mempersiapkan laporan audit, memverifikasi keakuratan data persediaan, dan menemukan dan memperbaiki masalah yang mungkin diidentifikasi selama audit.

4. Perubahan manajemen: Stock opname sering dilakukan ketika terjadi perubahan manajemen di perusahaan, seperti pergantian kepala gudang atau manajer persediaan. Ini bertujuan untuk memverifikasi keadaan persediaan dan memastikan transisi yang lancar antara manajemen lama dan baru.

5. Kejadian tidak terduga: Stock opname juga dapat dilakukan dalam situasi yang tidak terduga, seperti kecurangan, pencurian, atau bencana alam. Ini membantu dalam mengidentifikasi kerugian atau kekurangan barang, serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut.

Perusahaan dapat menentukan jadwal stock opname yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis mereka. Penting untuk memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas terkait stock opname serta melakukan stock opname secara teratur guna memastikan keakuratan dan pengendalian yang baik terhadap persediaan.

Bagaimana proses stock opname secara sederhana?

Proses stock opname secara sederhana dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut:

1. Persiapan:

   • Siapkan alat-alat yang diperlukan, seperti barcode scanner (jika tersedia), tag identifikasi barang, dan alat untuk mencatat hasil.
   • Pastikan gudang atau tempat penyimpanan dalam kondisi yang bersih dan tertata.

2. Penghitungan fisik:

   • Mulailah dari satu area atau jenis barang tertentu.
   • Ambil barang satu per satu dan catat jumlah unitnya. Jika ada barcode scanner, gunakan untuk mempercepat penghitungan.
   • Catat juga kondisi fisik barang, seperti rusak atau cacat.

3. Pencatatan hasil:

   • Catat dengan teliti jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisik setiap barang yang dihitung.
   • Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan catatan persediaan yang tercatat dalam sistem akuntansi perusahaan.
   • Catat selisih atau ketidaksesuaian antara catatan dan kenyataan fisik persediaan.

4. Analisis dan penyesuaian:

   • Identifikasi penyebab selisih atau ketidaksesuaian yang tercatat. Misalnya, kesalahan pencatatan, kerusakan barang, atau kecurangan.
   • Ambil langkah-langkah penyesuaian yang diperlukan, seperti memperbarui catatan persediaan, menyesuaikan jumlah stok, atau melakukan tindakan korektif terhadap masalah yang ditemukan.

5. Pelaporan:

   • Laporkan hasil stock opname kepada pihak terkait, seperti manajemen perusahaan atau departemen terkait.
   • Sertakan informasi mengenai selisih atau ketidaksesuaian, serta langkah-langkah penyesuaian yang telah dilakukan.

Pastikan selama proses stock opname dilakukan dengan cermat, teliti, dan akurat. Meskipun proses ini dapat disederhanakan, tetap penting untuk memastikan bahwa setiap langkah dilakukan dengan ketelitian agar mendapatkan data persediaan yang akurat dan bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

TUGAS STOCK OPNAME STAFF

Tugas dari staff yang melakukan stock opname meliputi:

1. Persiapan: Staff stock opname bertanggung jawab untuk melakukan persiapan sebelum stock opname dilakukan. Mereka harus memastikan bahwa semua alat dan bahan yang diperlukan, seperti barcode scanner, tag identifikasi barang, dan alat pencatatan, tersedia dan dalam kondisi yang baik. Mereka juga dapat membantu dalam membersihkan dan menata gudang atau tempat penyimpanan agar memudahkan penghitungan.

2. Penghitungan fisik: Staff stock opname akan melakukan penghitungan fisik langsung terhadap barang-barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan. Mereka akan mengambil barang satu per satu, mencatat jumlah unitnya, dan memeriksa kondisi fisik barang. Jika ada barcode scanner, mereka akan menggunakan alat tersebut untuk mempercepat penghitungan.

3. Pencatatan hasil: Setelah penghitungan selesai, staff stock opname akan mencatat hasil dengan teliti. Mereka akan mencatat jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisik setiap barang yang dihitung. Selain itu, mereka juga akan mencatat selisih atau ketidaksesuaian antara catatan persediaan yang tercatat dalam sistem dengan kenyataan fisik persediaan.

4. Pelaporan: Staff stock opname akan melaporkan hasil stock opname kepada pihak terkait, seperti manajemen perusahaan atau departemen terkait. Mereka akan memberikan informasi mengenai hasil penghitungan, selisih atau ketidaksesuaian yang tercatat, serta langkah-langkah penyesuaian yang telah dilakukan.

5. Kerjasama dengan tim: Staff stock opname akan bekerja sama dengan tim stock opname lainnya, jika ada, dalam melaksanakan tugas tersebut. Mereka akan berkomunikasi dan berkoordinasi dengan anggota tim untuk memastikan proses stock opname berjalan lancar.

Selain tugas utama di atas, staff stock opname juga dapat memiliki tanggung jawab tambahan, seperti membantu dalam analisis selisih, memberikan saran untuk perbaikan proses persediaan, atau melakukan tugas-tugas administratif terkait stock opname.

Penting bagi staff stock opname untuk menjalankan tugas mereka dengan teliti, akurat, dan mengikuti kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

CONTOH STOCK OPNAME

Berikut adalah contoh sederhana dari proses stock opname:

1. Persiapan:

   • Staff stock opname memastikan bahwa alat-alat yang diperlukan, seperti barcode scanner, tag identifikasi barang, dan alat pencatatan, tersedia dan dalam kondisi baik.
   • Mereka membersihkan dan menata gudang agar barang-barang mudah diakses dan dihitung.

2. Penghitungan fisik:

   • Staff stock opname memulai dengan area gudang A.
   • Mereka mengambil barang satu per satu, mencatat jumlah unitnya, dan memeriksa kondisi fisik barang.
   • Jika ada barcode scanner, mereka menggunakan alat tersebut untuk mempercepat penghitungan. Misalnya, mereka memindai barcode pada produk dan hasilnya secara otomatis tercatat dalam sistem.

3. Pencatatan hasil:

   • Setelah menghitung barang di gudang A, staff stock opname mencatat hasil dengan teliti. Mereka mencatat jumlah unit, satuan ukuran, dan kondisi fisik setiap barang yang dihitung.
   • Mereka juga mencatat selisih atau ketidaksesuaian antara catatan persediaan yang tercatat dalam sistem dengan kenyataan fisik persediaan.

4. Pelaporan:

   • Staff stock opname melaporkan hasil stock opname kepada manajemen perusahaan.
   • Mereka memberikan informasi mengenai hasil penghitungan, selisih atau ketidaksesuaian yang tercatat, serta langkah-langkah penyesuaian yang telah dilakukan.
   • Laporan ini akan menjadi dasar bagi manajemen untuk pengambilan keputusan, seperti memperbarui catatan persediaan, meninjau kebijakan persediaan, atau mengambil langkah-langkah korektif.

Proses ini dapat dilanjutkan dengan menghitung barang di area gudang lainnya, meneruskan langkah-langkah pencatatan, dan melaporkan hasilnya hingga selesai.

Perlu diingat bahwa contoh ini hanya menggambarkan proses stock opname secara sederhana dan setiap perusahaan dapat memiliki variasi dalam metode dan detail yang digunakan dalam stock opname mereka.

Terima kasih,

Tim RAJARAK.CO.ID & RAJARAKMINIMARKET.COM