8 Tips Merancang Sistem Manajemen Gudang yang Baik

8 Tips Merancang Sistem Manajemen Gudang yang Baik

     Warehouse management system atau dalam bahasa Indonesia sistem manajemen gudang yang baik membutuhkan ketelitian dan serius. Diperlukan mekanisme dan rancangan yang khusus. Tidak Banyak dari berbagai Para Pembisnis Pemula yang memliki masalah dan tantangan. selain permasalahan modal ataupun yang lain. 

Maka dari itu kami akan mencoba memberikan ulasan bagaimana merancang gudang yang baik.

8 Tips Merancang Sistem Manajemen Gudang yang Baik.

1. Persiapkan data seakurat mungkin.

      Menurut Anda, data apakah yang menjadi dasar keputusan buat menentukan persediaan? So pasti data pemasaran kan? Lha, persediaan dalam gudang itu tujuannya kan untuk nantinya Anda pasarkan dan akhirnya bisa terjual. Jadi Anda harus tahu dulu data penjualan periode lalu, bagaimana target pemasaran Anda serta forecast (ramalan) penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan menggunakan sistem pre-order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, Anda juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran Anda. Contohnya kapan Anda melakukan rencana promo, ikut pameran atau kapan Anda akan "membombardir" pasar dengan program diskon. Anda juga sangat dianjurkan untuk selalu berkonsultasi dengan bagian pemasaran Anda ketika akan menentukan angka cadangan persediaan. Mengapa? Karena Anda perlu tahu berapa persen angka dari penjualan yang tidak terduga. Anda nggak inginkan kalau pas penjualan Anda meledak persediaan Anda justru kurang atau malah kehabisan karena sistem manajemen gudang Anda buruk?

2. Buat forecast persediaan.

      Nah, kalau data tersebut sudah di tangan, Anda tinggal membuat forecast persediaan saja tentang berapa jumlah persediaan yang Anda butuhkan periode ini. Ini bukan tahap yang mudah bagi Anda yang menjual produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Soalnya Anda harus menentukan jumlahnya per item. Kebayang kan kalau usaha Anda bergerak di bidang retailer? "Rempong banget dong dok kalau harus menentukan jumlahnya per item dan di-include-kan dalam membuat sistem manajemen gudang yang baik !!" Lha ya... tapi lebih rempong lagi kalau stok barang Anda "hilang" karena Anda nggak buat sistem manajemen gudang yang baik.

3. Buat schedule persediaan.

      Selain Anda harus membuat forecast jumlah persediaan, Anda juga harus mengatur schedule persediaan. Maksudnya di sini adalah Anda harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang Anda akan keluar dari gudang.

4. Lakukan budgeting persediaan.

      Setelah Anda mengantongi forecast dan schedule persediaan, tinggal dihitung deh, sudah habis berapa duit. "Kok nggak di awalngitungnya dok...?" Loh... kalo Anda letakkan diawal, ntar nggak sesuai dengan kebutuhan bagian pemasaran dong? Tapi Anda tetap bisa buat sedikit utak-atik penyesuaian pada step ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.

"Sistem Manajemen Gudang yang Baik tidak hanya "membahas" jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Anda juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan prima."

     Mari kita istirahat terlebih dahulu dan sedikit berbincang. Manajemen gudang sangat penting demi kesinambungan usaha Anda. Peran gudang menjadi bagian terpenting dalam bisnis Anda, sebab gudang berkaitan langsung dengan penjualan. Ketika persediaan gudang tidak sesuai dengan penjualan, Anda bisa merugi, entah karena penjualan Anda gagal atau justru persediaan yang tersisa di gudang terlalu banyak.

     Selain itu, kalah Anda berbicara masalah kepuasan konsumen, Anda juga akan bicara tentang masalah sistem manajemen gudang yang baik. Bagaimana jika tim penjualan Anda sudah berhasil menjual produk Anda dan ternyata mereka menemukan bahwa stok gudang Anda "kosong"? Apa yang harus mereka katakan kepada konsumen yang sudah terlanjur membeli dan menginginkan barang Anda saat itu juga?

     Dan sistem manajemen gudang yang baik tidak hanya "membahas" jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Anda juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan prima.

     Didalam tahap selanjutnya Kita akan bahas penyempurnaan Sistem Manajemen Gudang yang Baik tersebut.

5. Kenali karakter persediaan.

     Setelah Anda menentukan jumlah persediaan dan budgeting, Anda harus menentukan cara penyimpanan yang tepat. Misalkan produk yang Anda simpan dalam gudang adalah kain katun premium Jepang. Anda harus hati-hati dengan serangan tikus, ngengat atau gangguan lain yang bisa merusak kain. Anda juga harus pikirkan masa kadaluarsanya, walaupun sotk barang Anda bukan makanan ringan. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya. Selain itu, atur supaya produk yang keluar gudang lebih awal adalah produk dengan masa kadaluarsa yang paling awal. Bahasa kerennya adalah "First In First Out" alias FIFO.

6. Atur tata letak persediaan.

     Setelah Anda sudah mengetahui karakter persediaan yang Anda miliki, kini tinggal Anda mengatur "lay out" alias tata letak gudang. Contohnya adalah mengatur supaya produk yang pertama masuk terletak pada posisi yang paling mudah untuk diambil (sistem FIFO tadi). Atau produk yang paling laku letaknya yang paling mudah dijangkau.

7. Atur sistem otorisasi.

     Kalau Anda sudah punya sistem penyimpanan, yang harus Anda buat selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Kalau Keluar dan masuk barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang Anda dicuri Anda tidak tahu. Jadi segera tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi haknya di gudang. Pilih karyawan yang tidak hanya pintar, tetapi juga jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah (orang yang Anda tunjuk) barang dalam gudang bisa keluar dan masuk.

8. Atur sistem pendataan.

     Mengatur pencatatan gudang tidak sulit. Anda bisa andalkan software biasa seperti MS Excell. Yang terpenting adalah, Anda disiplin dalam mencatat keluar masuknya barang, terkode serta terdata dengan baik dan rapi.

     Walhasil, Memanage Gudang itu tidak terlalu sulit seperti yang di lihat, hanya keberanian dan keseriusan saja Anda dapat membuat gudang yang luar biasa bermanfaat.

sumber : http://www.dokterbisnis.net/